📚
BUKU PANDUAN SIPEKA
Sistem Informasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja
📅 Versi 1.0
•
📆 September 2026
•
🏢 K3 SIPEKA
📖 1. Tentang SIPEKA
SIPEKA (Sistem Informasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja) adalah aplikasi berbasis web yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola data keselamatan dan kesehatan kerja secara digital, terpusat, dan terstruktur.
🎯 Tujuan SIPEKA
- Mendigitalkan proses pelaporan kecelakaan kerja
- Menyediakan database pekerja yang terstruktur
- Memudahkan analisis penyebab kecelakaan
- Menyimpan dokumen K3 (KK1, KK2, KK3, Berita Acara) secara digital
- Memantau statistik kecelakaan per perusahaan
✨ Fitur Utama
| Fitur | Deskripsi |
|---|
| 👥 Manajemen User | Kelola user dengan role berbeda (Admin, HSE, Manager, User) |
| 🏢 Multi-PT | Sistem mendukung banyak perusahaan dengan data terpisah |
| 👷 Data Pekerja | Database pekerja lengkap dengan dokumen KTP & KK |
| 🔍 Analisis KK | Form analisis penyebab kecelakaan dengan foto dokumentasi |
| 📝 Form KK | Input formulir KK1, KK2, KK3 |
| 📁 Dokumen KK | Upload & download template dan dokumen KK |
| 📜 Berita Acara | Kelola dokumen berita acara kecelakaan |
| ✍️ Surat Pernyataan | Kelola surat pernyataan pekerja |
| 📊 Statistik | Dashboard dengan grafik kecelakaan |
| 📥 Export PDF | Download laporan dalam format PDF |
🔄 2. Alur Sistem (Flowchart)
Berikut adalah flowchart alur penggunaan SIPEKA secara keseluruhan:
📊 Flowchart Alur Utama SIPEKA
🚀 START - Buka Website SIPEKA
🔐 Halaman Login
❓ Cek Role User
👑 Admin
Dashboard Admin
👷 HSE/Manager/User
Pilih PT
📝 Input Data (Pekerja, Analisis KK, Form KK, dll)
📤 Upload Dokumen (PDF, Foto)
📊 Lihat Statistik & Laporan
📥 Download PDF Laporan
🏁 END - Logout
🔐 Flowchart Alur Login
🌐 Akses k3sipeka.my.id
📝 Masukkan Email & Password
❓ Kredensial Valid?
Tidak
❌ Error: Email/Password Salah
Ya
✅ Login Berhasil
🎯 Redirect Sesuai Role
📝 Flowchart Input Analisis KK
🔍 Klik Menu "Form Analisis KK"
📝 Isi Form (Pekerja, Tanggal, Klasifikasi)
📷 Upload Foto Temuan & Perbaikan
💾 Klik "Simpan Analisis"
✅ Data Tersimpan
📥 Download PDF / Lihat di Tabel
👥 3. Peran & Hak Akses
SIPEKA memiliki 4 jenis role dengan hak akses berbeda:
| Role |
Badge |
Hak Akses |
| Admin Pusat |
ADMIN |
Full access: Kelola semua user, PT, lihat semua data dari semua PT |
| HSE |
HSE |
Input data pekerja, analisis KK, form KK, upload dokumen, upload berita acara & surat pernyataan |
| Manager |
MANAGER |
Lihat dashboard, upload berita acara & surat pernyataan |
| User |
USER |
Lihat dashboard PT saja |
💡
Tips:
Hanya Admin Pusat yang dapat mendaftarkan user baru dan menambahkan PT. User biasa tidak bisa mendaftar sendiri.
🔐 4. Cara Login
📝 Langkah-langkah Login
- Buka browser dan akses k3sipeka.my.id
- Akan muncul halaman login dengan logo SIPEKA, BPJS, dan STIKES
- Masukkan Email yang telah didaftarkan oleh Admin
- Masukkan Password yang diberikan oleh Admin
- Klik tombol "Login"
- Sistem akan otomatis mengarahkan ke dashboard sesuai role Anda
⚠️
Perhatian:
Jika Anda belum memiliki akun, silakan hubungi Admin Pusat untuk didaftarkan. Tidak ada tombol register di halaman login.
🔄 Setelah Login
- Admin → Langsung masuk ke Dashboard Admin
- HSE/Manager/User → Masuk ke halaman "Pilih PT"
- Pilih PT yang Anda kelola, lalu masukkan PIN rahasia
- Setelah PIN benar, masuk ke Dashboard PT
👑 5. Panduan Admin
Admin Pusat memiliki akses penuh untuk mengelola seluruh sistem SIPEKA.
📊 Dashboard Admin
Setelah login, Admin akan melihat:
- Statistik: Total Users, Total PT, Total Assignment
- Tab Kelola Users: Tambah, edit, hapus user
- Tab Kelola PT: Tambah, edit, hapus PT dengan logo
- Tab Assign User ke PT: Assign user ke PT tertentu
➕ Cara Menambah User Baru
- Buka tab "Kelola Users"
- Isi form: Username, NIK, Email, Password, Role
- Pilih role yang sesuai (User, HSE, Manager, atau Admin)
- Klik tombol "➕ Tambah User"
- User akan muncul di tabel daftar users
💡
Tips:
NIK harus unik. Jika NIK sudah terdaftar, sistem akan menolak dan menampilkan pesan error.
🏢 Cara Menambah PT Baru
- Buka tab "Kelola PT"
- Isi form: Nama PT dan PIN Rahasia
- (Opsional) Upload Logo PT (JPG/PNG, maks 2MB)
- Klik tombol "🏢 Tambah PT"
- PT akan muncul di tabel daftar PT
⚠️
PENTING:
PIN bersifat RAHASIA dan hanya diketahui oleh Admin dan karyawan PT tersebut. Jangan berikan PIN ke orang yang tidak berwenang!
🔗 Cara Assign User ke PT
- Buka tab "Assign User ke PT"
- Pilih User dari dropdown
- Pilih PT dari dropdown
- Klik tombol "🔗 Assign User ke PT"
- User akan terdaftar di PT tersebut dan bisa mengakses dashboard PT
✏️ Edit PT & PIN
- Di tabel daftar PT, klik tombol "✏️ Edit"
- Modal akan muncul dengan data PT saat ini
- Ubah nama PT, PIN, atau upload logo baru
- Klik "💾 Simpan Perubahan"
👁️ Lihat PIN Rahasia
- Di kolom PIN tabel PT, PIN tersembunyi (••••••)
- Klik tombol "👁️" untuk melihat PIN
- Klik lagi untuk menyembunyikan PIN
🗑️ Hapus Data
- Hapus User: Klik "🗑️ Hapus" di kolom aksi (kecuali diri sendiri)
- Hapus PT: Klik "🗑️ Hapus" (semua assignment juga terhapus)
- Hapus Logo: Klik "🖼️ Hapus Logo"
- Hapus Assignment: Klik "🗑️ Hapus" di daftar assignment
🚨
PERINGATAN:
Menghapus PT akan menghapus SEMUA data terkait (assignment, laporan, dll). Pastikan Anda yakin sebelum menghapus!
📊 Lihat Dashboard PT
- Klik tombol "📊 Lihat Dashboard PT" di navbar
- Akan muncul overview dengan grid PT
- Klik PT yang ingin dilihat
- Admin bisa melihat semua data PT tersebut tanpa perlu PIN
👷 6. Panduan HSE/Manager/User
Panduan untuk user non-admin setelah login.
🏢 Pilih PT
- Setelah login, Anda akan diarahkan ke halaman "Pilih PT"
- Akan muncul card PT yang Anda kelola (dengan logo)
- Klik PT yang ingin diakses
- Masukkan PIN rahasia yang diberikan oleh Admin/HSE
- Klik "Masuk Sekarang"
- Jika PIN benar, Anda akan masuk ke Dashboard PT
📊 Dashboard PT
Di Dashboard PT, Anda akan melihat:
- Statistik: Total Pekerja, Analisis KK, Form KK, Berita Acara, Surat Pernyataan, Total Kecelakaan
- Menu Utama: 6 menu card untuk akses cepat
- Grafik: Statistik kecelakaan kerja (NEARMISS, FAC, LTI, MTI, FATALITY)
- Tabel: Daftar Pekerja, HSE, dan Karyawan
🔄 Ganti PT
- Klik tombol "← Ganti PT" di navbar
- Akan kembali ke halaman Pilih PT
- Pilih PT lain dan masukkan PIN
👷 7. Input Data Pekerja
Fitur untuk mendaftarkan pekerja baru ke dalam sistem.
📝 Langkah-langkah
- Klik menu card "👤 Input Data Pekerja"
- Isi form dengan data pekerja:
- Nama Lengkap *
- NIK (Nomor Induk Karyawan) *
- Usia
- Jenis Kelamin (L/P)
- Tanggal Lahir
- Nomor Telepon
- Nomor Telepon Darurat
- Mandor
- Bagian (HSE, Logistik, Security, Keuangan) *
- (Opsional) Upload Dokumen KTP (PDF/JPG/PNG, maks 5MB)
- (Opsional) Upload Dokumen KK (PDF/JPG/PNG, maks 5MB)
- Klik "💾 Simpan Data Pekerja"
- Data pekerja akan muncul di tabel daftar pekerja
📋 Tabel Daftar Pekerja
Setelah data tersimpan, Anda dapat:
- Melihat semua pekerja yang terdaftar
- Download dokumen KTP/KK dengan klik tombol "📄 KTP" atau "📄 KK"
- Hapus data pekerja dengan tombol "🗑️"
✅
Keuntungan:
Data pekerja akan muncul otomatis di Dashboard PT, memudahkan monitoring jumlah pekerja per PT.
🔍 8. Form Analisis Kecelakaan Kerja (KK)
Fitur untuk menganalisis penyebab kecelakaan kerja dengan dokumentasi foto.
📝 Langkah-langkah
- Klik menu card "🔍 Form Analisis KK"
- Isi form analisis:
- Pekerja (opsional, pilih dari dropdown)
- Tanggal Kejadian *
- Klasifikasi * (pilih salah satu):
- Nearmiss - Hampir celaka
- FAC - First Aid Case
- MTI - Medical Treatment Injury
- LTI - Lost Time Injury
- Fatality - Kematian
- Status * (Open/Close)
- Tanggal Batas Perbaikan
- Dokumentasi Temuan * (deskripsi temuan)
- Foto Dokumentasi Temuan (upload foto)
- Deskripsi Penyebab *
- Dokumentasi Perbaikan
- Foto Dokumentasi Perbaikan (upload foto)
- Catatan & Saran
- Klik "💾 Simpan Analisis"
- Data akan muncul di tabel daftar analisis
📷 Upload Foto
- Format: JPG, PNG, GIF, WEBP
- Ukuran maksimal: 5MB
- Preview foto akan muncul sebelum upload
- Klik thumbnail di tabel untuk melihat foto full-size
📥 Download PDF
- Di tabel daftar analisis, klik tombol "📥 PDF"
- Halaman baru akan terbuka dengan laporan lengkap
- Dialog print otomatis muncul
- Pilih "Save as PDF" untuk download
- PDF akan berisi: info umum, dokumentasi, foto temuan & perbaikan berdampingan
💡
Tips:
PDF akan otomatis muat dalam 1 halaman A4 portrait dengan foto berdampingan (kiri-kanan), hemat ruang dan profesional.
📁 10. Dokumen KK
Fitur untuk mengelola template dan dokumen KK yang sudah diisi.
📥 Download Template
- Klik menu card "📁 Dokumen KK"
- Akan muncul 3 template: KK1, KK2, KK3
- Klik tombol "📥 Download PDF" untuk download template
- Cetak template dan isi manual
📤 Upload Template (Admin Only)
- Admin dapat upload template PDF baru
- Pilih jenis template (KK1/KK2/KK3)
- Upload file PDF
- Template akan tersedia untuk di-download semua user
📤 Upload Dokumen KK yang Sudah Diisi
- Pilih Jenis Dokumen (KK1/KK2/KK3/BA)
- Isi Keterangan (opsional)
- Upload file PDF (maks 10MB)
- Klik "📤 Upload Dokumen"
- Dokumen akan muncul di daftar dan bisa di-download
✅
Alur Lengkap:
Download Template → Cetak & Isi Manual → Scan ke PDF → Upload kembali ke sistem → Admin bisa lihat semua
📜 11. Berita Acara
Fitur untuk upload dan kelola dokumen berita acara kecelakaan.
📤 Upload Berita Acara
- Klik menu card "📜 Berita Acara"
- Isi form:
- Judul Berita Acara *
- Keterangan (opsional)
- File PDF * (maks 10MB)
- Klik "📤 Upload Berita Acara"
- Dokumen akan muncul di tabel daftar
📥 Download & Hapus
- Klik "📥 Download" untuk download PDF
- Klik "🗑️ Hapus" untuk menghapus (hanya uploader atau admin)
⚠️
Hak Akses:
Hanya role HSE, Manager, dan Admin yang dapat upload berita acara. User biasa hanya bisa melihat dan download.
✍️ 12. Surat Pernyataan
Fitur untuk upload dan kelola surat pernyataan pekerja.
📤 Upload Surat Pernyataan
- Klik menu card "✍️ Surat Pernyataan"
- Isi form:
- Judul Surat *
- Nama Pekerja (opsional)
- Keterangan (opsional)
- File PDF * (maks 10MB)
- Klik "📤 Upload Surat Pernyataan"
- Surat akan muncul di tabel daftar
📥 Download & Hapus
- Klik "📥 Download" untuk download PDF
- Klik "🗑️ Hapus" untuk menghapus (hanya uploader atau admin)
💡
Contoh Penggunaan:
Surat pernyataan pelanggaran K3, surat pernyataan kesanggupan kerja, surat peringatan, dll.
❓ 13. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
❓ Bagaimana cara mendapatkan akun SIPEKA?
▼
Akun SIPEKA hanya dapat dibuat oleh Admin Pusat. Silakan hubungi Admin untuk didaftarkan. Setelah dibuat, Admin akan memberikan email dan password untuk login.
❓ Lupa password, bagaimana cara reset?
▼
Hubungi Admin Pusat untuk reset password. Admin dapat mengedit password Anda melalui menu "Kelola Users" → "✏️ Edit" → isi password baru.
❓ PIN PT lupa, bagaimana caranya?
▼
Hubungi Admin Pusat atau HSE yang berwenang. Admin dapat melihat PIN melalui menu "Kelola PT" → klik tombol "👁️" di kolom PIN, atau edit PIN baru melalui tombol "✏️ Edit".
❓ Tidak bisa masuk ke PT, padahal sudah di-assign?
▼
Pastikan: (1) Anda sudah login dengan akun yang benar, (2) Admin sudah assign Anda ke PT tersebut, (3) PIN yang dimasukkan benar. Jika masih bermasalah, hubungi Admin.
❓ Ukuran maksimal file upload?
▼
- Logo PT: 2MB (JPG, PNG, GIF, WEBP)
- Foto Analisis KK: 5MB (JPG, PNG, GIF, WEBP)
- Dokumen KTP/KK Pekerja: 5MB (PDF, JPG, PNG)
- Laporan PDF: 10MB
- Berita Acara & Surat Pernyataan: 10MB (PDF)
❓ Apakah data PT saya bisa dilihat PT lain?
▼
TIDAK. Setiap PT memiliki data yang terpisah dan terisolasi. User hanya bisa melihat data PT yang di-assign ke mereka. Hanya Admin Pusat yang bisa melihat data semua PT.
❓ Bagaimana cara download laporan PDF?
▼
Di tabel daftar analisis KK, klik tombol "📥 PDF". Halaman baru akan terbuka dengan laporan lengkap. Dialog print otomatis muncul, pilih "Save as PDF" untuk download.
❓ Apakah bisa cetak buku panduan ini?
▼
YA! Klik tombol "🖨️ Cetak PDF" di pojok kanan atas. Buku panduan akan otomatis di-format untuk print dengan layout yang rapi dan hemat kertas.
❓ Apa perbedaan Nearmiss, FAC, MTI, LTI, Fatality?
▼
- Nearmiss: Hampir celaka, tidak ada cedera
- FAC: First Aid Case, cedera ringan butuh P3K
- MTI: Medical Treatment Injury, butuh perawatan medis
- LTI: Lost Time Injury, tidak bisa kerja sementara
- Fatality: Kematian akibat kecelakaan
❓ Bagaimana cara logout yang benar?
▼
Klik tombol "Logout" di pojok kanan atas navbar. Sistem akan menghapus semua session dan cookies, lalu mengarahkan kembali ke halaman login. Jangan hanya tutup browser!
📞 14. Kontak Support
Jika Anda mengalami kendala atau memiliki pertanyaan, silakan hubungi:
| Kontak | Informasi |
|---|
| 📧 Email Admin |
k3sipeka@gmail.com |
| 🌐 Website |
k3sipeka.my.id |
| 🏢 Perusahaan |
K3 SIPEKA |
| 📅 Versi |
1.0 (September 2026) |
💚
Terima Kasih!
Anda telah membaca Buku Panduan SIPEKA. Semoga panduan ini membantu Anda dalam menggunakan sistem dengan optimal. Selamat bekerja dengan aman dan sehat!